ООО "Газпром трансгаз Москва"

Ситуация

В рамках развития вертикально-интегрированной структуры управления ОАО «Газпром» особую роль играет управление человеческими ресурсами. Для глобальной компании, имеющей цель стать мировым энергетическим лидером, в области управления трудовыми ресурсами важен системный подход и правильный выбор «срединного пути» между централизацией процесса на уровне стратегического аспекта головной компании и его децентрализацией на уровне дочерних обществ.
Естественно, на основе общей методологической базы, корпоративных кадровых политик, положений и других нормативных актах в каждом дочернем обществе должны быть выстроены полноценные системы управления персоналом, которые опираются на такие важные инструменты как:
•  снижение всех видов производственных затрат, в том числе оптимизация трудовых затрат;

•  повышение трудовой отдачи от персонала и экономия затрат на его содержание;

•  совершенствование структуры управления на всех уровнях;

•  совершенствование нормативной базы по труду.

Выбор информационной системы, поддерживающей управление персоналом на уровне дочернего общества, уверенно можно отнести к стратегическим решениям, принимаемым руководством обществ. Пионером стратегического подхода к ИТ-системам стала компания «Газпром трансгаз Москва», которая, ощутив еще три года назад приоритетность автоматизации управления персоналом, быстро определилась между «за» и «против».

ООО «Газпром трансгаз Москва» – крупнейшее газотранспортное подразделение ОАО «Газпром», одно из важнейших звеньев ЕСГ России. Компания обеспечивает своевременные бесперебойные поставки природного газа потребителям 14 субъектов европейской части РФ, включая Москву, поставку газа на внутренний рынок, транзит в страны ближнего и дальнего зарубежья. Общая численность сотрудников предприятия – 13,5 тысяч человек.

 Сайт ООО "Газпром трансгаз Москва"

Масштабы и специфика деятельности компании во многом определяют и сложность расчета себестоимости, и учета затрат на персонал в разрезе подразделений, филиалов, видов деятельности. Огромная штатная численность, территориальная распределенность, сложность учета – все эти факторы непосредственно влияют на скорость обработки информации, создание отчетов, точность расчетов с персоналом. Для ООО «Газпром трансгаз Москва» было важно не только внедрить современную систему управления персоналом, но и привести данные по персоналу к единой унифицированной системе. Кроме того, топ-менеджментом компании была поставлена задача получения агрегированной информации по труду и заработной плате, аналитики в различных разрезах и учета этой информации для принятия своевременных управленческих решений и при формировании внутрифирменной отчетности в ОАО «Газпром».

Цели и задачи внедрения

Задачи корпоративной системы управления персоналом ООО «Газпром трансгаз Москва» изначально были поставлены на современном уровне и предполагали очень высокие требования к продукту систематизации:
•  Возможность ресурсного управления персоналом в масштабе компании в целом.
•  Стандартизация кадровых процессов и процедур, процедур планирования и учета рабочего времени, методики начисления и порядка расчетазаработной платы.
•  Стандартизация многоуровневого аналитического учета затрат на оплату труда в бухгалтерском и налоговом учете.
•  Централизованное планирование и контроль фонда оплаты труда.
•  Управленческий анализ актуальных данных по персоналу, труду и заработной плате.
•  Формирование унифицированной системы нормативно-справочной информации по учету персонала, труда, корпоративных правил аналитического учета, единой системы видов оплат.
•  Создание единой автоматизированной системы на основе промышленной программной платформы.
С учетом перечисленных задач и характерных особенностей компании «Газпром трансгаз Москва» было принято решение реализовать проект создания корпоративной системы управления персоналом на основе программного средства БОСС-Кадровик – именно эта система, по мнению большинства специалистов, обладает одним из самых обширных функционалов, отражающих все необходимые процедуры кадрового менеджмента. Кроме того, на базе системы БОСС-Кадровик осуществляется сбор данных, их хранение, многомерный OLAP-анализ, с использованием, как внутренних средств, так и внешних специализированных программ визуализации. На старте проекта было важно понять и правильно учесть масштабы работ, подойти к вопросу комплексно. В результате выбор был остановлен на системном подходе, в хронологическом порядке последовательно, – пилотный проект и унификация бизнес-процессов и нормативно-справочной информации, а после – тиражирование по всем территориально-распределенным филиалам.
В рамках пилотного проекта, выполненного ЗАО «БОСС. Кадровые системы» и ООО «Газпром трансгаз Москва» в 2005-2006 годах, проведен полный цикл работ по созданию системы управления персоналом в Администрации, Московском, Тульском и Первомайском управлениях эксплуатации газопроводов и разработке методики тиражирования решения на филиалы.

Описание проекта

Одной из приоритетных задач на первом этапе проекта создания корпоративной информационной системы управления персоналом была необходимость единой унифицированной системы нормативно-справочной информации по учету персонала, учету труда и расчету заработной платы, а также единые правила учета затрат на оплату труда сообразно требованиям многоуровневого аналитического учета.
Проведение такого рода мероприятий является нетривиальной задачей для любой территориально-распределенной компании, однако, в ситуации ООО «Газпром трансгаз Москва» она осложнялась еще и тем, что все филиалы компании входят в одно юридическое лицо. В этом случае вопрос унификации НСИ становится очень важным для проведения   корректного   сбора   информации   в центр, ее анализа и формирования отчетности.
Для обеспечения сбора и дальнейшего использования информации с мест были необходимы единые справочники. В процессе решения задачи унификации проектной группой была проведена очень большая работа по анализу данных, применяемых в филиалах методик, используемых форм отчетности на трех предприятиях пилотной группы. В результате в рамках первого этапа проекта были выполнены следующие работы:

• определен перечень закрытых справочников по штатно-кадровой работе и унифицировано их содержание;

•  выработана  единая  корпоративная  методика расчета зарплаты;

•  определены унифицированные правила аналитического учета затрат на оплату труда.

Также на начальном этапе проектной командой были внесены изменения в технологию работы кадровой службы, методики учета отработанного времени, расчета зарплаты и формирования проводок, был оптимизирован перечень и содержание используемых выходных форм отчетности – эти дополнительные настройки стали едиными для всех объектов автоматизации в ООО «Газпром трансгаз Москва».
Кроме того, был определен регламент ведения нормативно-справочной информации и работы в корпоративной информационной среде. Реализация этой задачи на начальном этапе проекта была очень важна и в дальнейшем позволила унифицировать работу с НСИ в филиалах компании.
Стоит отметить, что сложность технической реализации проекта заключалась в том, что корпоративная система управления персоналом функционирует в распределенном режиме – в каждом из 25 отдаленных предприятий ООО «Газпром трансгаз Москва», а также в Администрации компании используется отдельная база данных БОСС-Кадровик. Вариант организации удаленного доступа к центральной базе данных не подошел из-за ряда сложностей технологического характера в корпоративной ИТ-инфрастуктуре компании. Проектной командой была предложена следующая архитектура – локальные базы данных филиалов находятся «на местах», и с помощью уникального механизма репликации данные из этих баз данных собираются в корпоративном хранилище данных. Обмен документами между базами данных филиалов и корпоративным хранилищем данных (КХД) осуществляется с помощью механизма репликации - из КХД в узлы поступает нормативно-справочная информация, из узлов в КХД – данные. Одно из преимуществ такого подхода – то, что все настройки сопровождаются в корпоративном центре единой командой хорошо подготовленных специалистов.
В ООО «Газпром трансгаз Москва» корпоративное хранилище данных используется для:
•  ведения  единой корпоративной  нормативно-справочной информации;
•  сопровождения единых настроек корпоративных систем;
•  сбора с филиалов и хранения полного объема данных по персоналу и начисленной зарплате;
•  обработки и анализа данных;
•  подготовки корпоративной отчетности в ОАО "Газпром".
Важно подчеркнуть, что в базе данных КХД не производятся операции ввода данных и расчета заработной платы. Так, в целях предупреждения случайного   ввода   данных   на   КХД   ограничен доступ к таблицам, получаемых из филиалов. Напротив, базы данных филиалов предназначены для полнофункционального использования – ввода и редактирования данных по персоналу и расчета зарплаты. Но при этом в базах данных узлов не может производиться редактирование закрытых справочников, то есть таблиц (относящихся к системе Нормативно-справочной информации), содержание которых формируется централизованно в КХД и средствами репликации "сверху вниз" переносится в локальную базу данных для использования.
Кроме того, одной из важных задач первого этапа проекта была разработка и описание технологии тиражирования системы в филиалах ООО «Газпром трансгаз Москва». На выбор методики тиражирования системы непосредственное влияние оказали географическое распределение филиалов и технологические особенности проекта.
В качестве схемы тиражированная решения на филиалы был выбран метод «3 через 2», т.е. каждые два месяца запускался проект внедрения системы БОСС-Кадровик в трех филиалах. При ритмичной реализации проекта период внедрения на одном филиале составлял 4 месяца. Благодаря такой схеме внедрения проектной команде удалось существенно снизить сроки реализации – первый проект тиражирования стартовал в октябре 2006 года, а последний, седьмой, - закончился в январе 2008 года. В качестве особенностей использованной схемы можно отметить, что:
•  обучение сопровождающих специалистов и пользователей филиалов одного цикла проводилось централизованно, в сводных группах в Москве;
•  при необходимости в Москве проводились консультационные семинары для сводных групп специалистов филиалов;
•  подготовительные и другие детальные мероприятия непосредственно отражались в типовом календарном плане работ для каждого филиала.

Функциональные особенности проекта

Сегодня система БОСС-Кадровик успешно функционирует как в головном офисе, так и во всех удаленных филиалах ООО «Газпром трансгаз Москва», экономя время и усилия сотрудников при совершении любых операций, связанных с управлением персоналом.
В ООО «Газпром трансгаз Москва» используется большое количество видов оплат, обусловленное как множеством доплат, премий, дополнительных отпусков, так и необходимостью деления сумм выплат на разные виды оплат для разнесения затрат по сложным правилам аналитического учета.
Для реализации расчета заработной платы в ООО «Газпром трансгаз Москва» потребовалась настройка множества дополнительных видов оплат с различной сложностью алгоритмов расчета. На этапе настройки заработной платы перед проектной группой была поставлена задача по унификации видов оплат для ООО «Газпром трансгаз Москва». Была проведена работа с методологами от ООО «Газпром трансгаз Москва» по составлению единого списка видов оплат и дополнительных доходов с последующей унификацией алгоритмов. Кроме того, в ООО «Газпром трансгаз Москва» производятся постоянные          начисления          не работникам предприятия, что также нашло свое отражение в новой системе. Одним из существенных достижений проекта стало то, что новая система позволяет рассчитывать заработную плату в часах из-за ведения специфического календаря, а также производить автоматизированный расчет 13 зарплаты.
Автоматизация формирования отчетности во внебюджетные фонды была полностью реализована с помощью базового инструментария системы БОСС-Кадровик и не потребовала никаких дополнительных настроек. Для целей бухгалтерского и налогового учета в ООО «Газпром трансгаз Москва» применяется сложный многоуровневый аналитический учет затрат на оплату труда в разрезе различных параметров, актуальных для предприятия.
Для удовлетворения специфических потребностей в части аналитического учета предусмотрен универсальный механизм ведения произвольной аналитики, который дает возможность использовать до 7 произвольных (не иерархических) аналитических групп, для каждой из которых существует возможность вести неограниченное число значений. Произвольная аналитика привязывается к подразделению и наследуется в ячейке штатного расписания и в назначении работника.
Как результат настройки такого сложного механизма аналитик, привязанных к различным сущностям – это автоматическое формирование проводок в разрезе требуемых аналитик и формирование выходных форм для внутреннего анализа. Возможность получения перечисленных выше форм аналитической отчетности обеспечивается специализированным модулем «Анализ кадровых процессов» системы БОСС-Кадровик.
При настройке системы в ООО «Газпром трансгаз Москва» специалисты «БОСС. Кадровые системы» столкнулись с достаточно сложным многоуровневым аналитическим учетом затрат по оплате труда для целей бухгалтерского учета. Аналитика затрат ведется в разрезах:
•  Видов деятельности
•  Виды вспомогательных  и обслуживающих производств
•  Объектов ремонта и строительства
•  Элементов и статей затрат
•  Деление затрат: администрация и филиалы
•  Подразделений
Хотелось особо выделить ситуацию, типичную для ООО «Газпром трансгаз Москва», когда в течение месяца, заработная плата одного работника должна разноситься по различным аналитикам (различным видам деятельности). Используя гибкий механизм наследования аналитик, реализованный в системе, на этапе формирования табеля в модуле «Табельный учет», фактически отработанное время делится по соответствующим аналитикам. Как результат настройки такого сложного механизма аналитик, привязанных к различным сущностям – автоматическое формирование проводок в разрезе требуемых аналитик и формирование выходных форм для внутреннего анализа.
 
Результаты проекта

Внедрение системы БОСС-Кадровик в ООО «Газпром трансгаз Москва» на сегодня позволяет решать все оперативные задачи по автоматизированной поддержке процессов управления персоналом и расчетов с персоналом. БОСС-Кадровик позволяет ыполнять объективный агрегированный анализ состояния кадровых ресурсов компании на базе достоверной и непротиворечивой статистики, получаемой в любое время по любым критериям, выявлять в автоматическом режиме отклонения каких-либо показателей от плановых значений и нормативов, а также позволяет сократить совокупные затраты на поддержку, развитие и сопровождение многочисленных морально-устаревших систем учета кадров и расчета заработной платы. Кроме того, это гарантирует точный учет затрат на персонал и их отнесение на себестоимость продукции в рамках всей компании. На повестке дня внедрение полнофункционального модуля «Планирование ФОТ» и автоматизация ряда HR-процедур, связанных с оценкой и развитием персонала.

О Продукте 

БОСС-Кадровик - современная HRMS (Human Resource Management System), решающая задачу централизованного управления человеческим ресурсом предприятия любой организационной структуры, как самостоятельно, так и в составе используемой ERP-системы.
БОСС-Кадровик позволяет не только оптимизировать бизнес-процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях, но и обеспечить качественный анализ информации по персоналу, а соответственно принятие своевременных решений в области управления человеческим ресурсом.
БОСС-Кадровик гибко настраивается под требования предприятий различных сфер деятельности, различных схем учета и управления персоналом, оставаясь при этом тиражной системой, постоянно обновляемой производителем посредством выпуска новых версий.

Система БОСС-Кадровик логически разделена на три контура, охватывающих все сферы управления персоналом организации:
Основными задачами Учетно-вычислительного контура (УВК) является описание организационной структуры предприятия, ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, расчету заработной платы, формированию приказов и отчетных документов, а также данных для передачи в государственные органы, в том числе ФСГС, ВУС, ФНС РФ, ПФ РФ.
Контур управления кадровыми процессами (УКП) является важным инструментом кадровой службы, который позволяет охватить всех сотрудников компании в едином процессе, нацеленном на решение глобальных задач предприятия, путем организации процедур управления рекрутингом, мотивацией, аттестацией и оценкой, а также обучением и развитием персонала.
Работа, проводимая в рамках Контура анализа кадровых процессов (АКП), заключается в том, чтобы после проведения всех мероприятий по управлению человеческим ресурсом оценить, в какой степени поставленные перед кадровой службой цели достигнуты в целом по всему предприятию. Функциональность АКП - специальный аналитический инструмент, позволяющий формировать различные показатели эффективности деятельности компании (KPI), в режиме реального времени отслеживать состояние ключевых процессов, индицировать отклонения от нормы и предлагать варианты решений той или иной негативной для организации ситуации.

ООО "Газпром трансгаз Москва"


Назад в раздел